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20 luglio 2018

Come organizzare una cena di gala che lasci il segno

il tuo matrimonio a due passi dal mare

Il capo della tua azienda vuole organizzare una cena di gala come occasione di incontro tra dipendenti, ma anche fornitori e clienti più affezionati, per rinnovare le sinergie e consolidare i rapporti. E ha scelto te e il tuo team per sviluppare il progetto.

esempio di allestimento buffet elegante

Come organizzare una cena di gala che lasci il segno?

Il nostro responsabile eventi, Marco, é qui per darti qualche consiglio.

Segui Marco punto per punto. Si comincia!

1. Quando organizzare una Cena di Gala

La data é la base su cui andrai a fare tutte le scelte successive. La stagione, in questo tipo di eventi, può darti molte indicazioni: dalla scelta location, alla scelta del menu, al dress code.

Lo farai in Estate? Una sera di primavera? Oppure in pieno inverno, al caldo, con la neve che imbianca il paesaggio?

2. Dove organizzare una Cena di Gala

La location in queste occasioni, può fare un buon 50 per cento del lavoro. Una cena di gala in una notte d’estate in riva al mare ha sicuramente caratteristiche differenti rispetto ad una cena in un hotel a Cortina.

Per riportare un esempio pratico, organizzare una cena di Gala al Frontemare in piena estate darà la possibilità agli ospiti di godersi una fantastica vista sul golfo, potranno anche decidere di togliersi le scarpe e farsi una passeggiata sulla spiaggia, magari intrattenuti da un pianista e da una cantante oppure lasciare che dopo cena si scatenino tra balli e cocktails con un dj.

Se é vero che la location in un certo senso ti indica la strada da seguire, puoi comunque impostare il gala con mood differenti.

La stessa location, a seconda della stagione scelta, presenta caratteristiche e problematiche da risolvere differenti. Il mare é affascinante anche in pieno inverno e questa soluzione presenta un tocco di originalità non da poco. Ma occhio al mal tempo! Capita spesso che le location sul mare non possano contenere negli spazi al chiuso il numero richiesto di ospiti, ma questo, se il budget lo permette, non deve fermarti. Le tensostrutture riscaldate possono fare al caso tuo, noi ad esempio abbiamo i nostri fornitori che possono allestire tutto a pochi metri dall’acqua, in totale comfort e lo spettacolo del mare di inverno é servito.

Se il maltempo può creare qualche problema di spazi al chiuso in una location sul mare, le location in montagna presentano problemi di altra natura, ovvero i trasporti. Le strade sono sicure e agibili nella data della tua cena di gala?

Soluzione alternativa e comoda é sempre la sala di un hotel attrezzata per eventi, ma, a meno che non si tratti di un hotel veramente WOW, la sensazione generale sarà quella di una festa in uno stanzone asettico, a meno che non si pensa di spendere cifre importanti per gli allestimenti.

il tuo matrimonio a due passi dal mare

soluzioni personalizzate grazie alla vasta scelta tra i nostri fornitori

3. Come organizzare una Cena di Gala

Come ti accennavo poco fa, ragioniamo sull’importanza degli allestimenti.

Anche qua, in base alla tipologia dei tuoi ospiti e al mood che hai scelto per la cena di gala, ci sono tante cose da considerare.

Se desideri creare un’atmosfera conviviale, una grossa tavolata imperiale è quello che può far per te, ma considerala per numeri ridotti di invitati, valuta gli spazi attentamente perchè questa opzione é tanto affascinante quanto ingombrante.

Per cene di gala altamente formali invece, i tipici tavoli tondi sono quello che ci vuole, magari le sedie con vestine, centrotavola con candele, atmosfere soffuse e musica raffinata, punti luce in sala solo dove vuoi che si rivolga l’attenzione, come ad esempio un piccolo palco per il public speaking dei dirigenti d’azienda durante la cena, eventuali premiazioni e mega schermo su cui proiettare video motivazionali.

Se non hai idea di come poter allestire la sala, spesso chiedere un consiglio al responsabile della location aiuta, in quanto avrà già dei fornitori che possono aiutarti nello scegliere quello che fa per te, con l’enorme vantaggio che, conoscendo la location, ti aiuteranno e evitare tutte le problematiche che potranno crearsi, perchè loro le hanno affrontate molto prima di te.

Se non ti va di arrivare completamente impreparato a questi incontri, prima prova a farti un giro su pinterest.com, questo sito é una fonte inesauribile di design a 360 gradi, potrai salvarti le foto in modo da dare qualche indicazione preliminare ai fornitori. Avere un punto di partenza comune a volte é fondamentale

tonno marinato al basilico con marmellata di arancia, finocchi e liquirizia in polvere

4. E il cibo?

É tempo di affrontare l’argomento Menu.
Il buon cibo, nelle cene di gala, se non é tutto, poco ci manca.

Per fortuna, ci troviamo in Italia, la patria della buona cucina. Ma proprio per questo, a volte, diventa veramente difficile stupire perchè siamo abituati fin da piccoli al buon gusto.

A quale catering ci si deve affidare? Oppure se si é fortunati, la struttura ha già al proprio interno un ottimo chef e un’ottima squadra di camerieri e barman. In questo caso, oltre a prendere due piccioni con una fava, solitamente questa soluzione farà risparmiare budget che potrai dedicare ad altro. Infatti, a pari qualità, affittare una location e un catering costerà sempre di più che fare un evento con una location che ha al suo interno uno staff di cucina e sala. Si parla di migliaia di euro in certi casi, pensaci su.

Ad esempio, il Frontemare ha questa caratteristica. Un vero peccato non approfittarne, vero?

A seconda del mood (si, il mood ti guiderà praticamente in tutte le scelte) sceglierai la tipologia di cibo e di servizio. Un cocktail in piedi con divanetti e tavolini bassi, informale e conviviale? Un buffet sfarzoso ma con sedute al tavolo per poter degustare portate particolari in tutta comodità? Oppure la più classica e raffinata cena servita con tavoli tondi da 8-10 persone che possono, tra una portata e l’altra, chiacchierare in tranquillità e rafforzare i loro rapporti di lavoro? Si, perchè alla fine dei fatti di questo si tratta: l’azienda investe in questo tipo di eventi per avere un futuro ritorno di immagine e di conseguenza economico. Non é inusuale che durante queste cene si chiudano anche contratti di un certo livello. Non é per metterti ansia ma… scegli tutto con cura.

In base a questo, scegli con cura i piatti.
Il catering o lo chef della struttura solitamente hanno tantissime soluzioni da proporre per le più disparate circostanze. In questa fase non essere arido di domande, aiuterà te e allo chef di centrare l’obiettivo con più facilità.

E ora qualche dritta che ti farà fare una gran bella figura. Ricorda che sul cibo non si scherza, tieni bene a mente la salute, la cultura nonché l’etica dei tuoi ospiti.

Non dimenticare mai di offrire alternative vegetariane, se non vegane.
Domanda ai tuoi invitati eventuali intolleranze o allergie e se presenti, segnalandole in caso di buffet con piccole icone colorate. Oppure prepara con lo chef un menu alternativo per vegani in caso di cena seduti.
Opta per mini porzioni, finger food e rivisitazioni della cucina tradizionale.

In caso siano presenti delegazioni straniere a maggioranza ebrea, indiana o musulmana, fai attenzione alle loro abitudini alimentari.

Se ti è possibile, scegli prodotti di qualità a marchio dop e fai in modo che la qualità dei prodotti sia segnalata in qualche modo, nei menu al tavolo, nei buffet, negli inviti. La qualità premia.

musica dal vivo vista mare

5. Come intrattenere gli ospiti ad una Cena di Gala

Dando per scontato che la tua serata sia accompagnata – durante tutto il suo svolgimento – da ottima musica (meglio se dal vivo), prova ad offrire anche qualcosa in più, che si faccia ricordare.

Dopo il cibo, offrire una finestra di intrattenimento potrebbe essere l’idea giusta.

Le opzioni per te possono essere davvero tantissime. Dunque, come sempre, selezionale in base al tuo target: non dimenticare mai a chi ti rivolgi!

Anche in questo puoi chiedere qualche consiglio al responsabile della struttura e farti consigliare qualche buon artista, soprattutto se non conosci cosa può offrire il territorio e per questioni di budget sei “costretto” ad affidarti ad artisti relativamente vicini alla location dell’evento.

piano bar di accompagnamento durante la cena

6. Qualche spunto per rendere la serata da ricordare:

– Artisti di strada, spettacoli del fuoco (o led in caso la location non consenta uso di fiamme)
– Funamboli
– Fotografo e/o operatori video per la serata, sia per fare foto e video di qualità da omaggiare agli ospiti, magari con un angolo per la stampa delle foto ricordo, sia per avere materiale da poter utilizzare nella comunicazione aziendale. Se una festa é memorabile e hai un video della serata che é una vera e propria bomba, la tua azienda avrà un enorme ritorno in termini di immagine.

7. Come scrivere gli inviti per una cena di Gala

Semplice o creativo? Via mail o su carta stampata? Se ti manca la fantasia, ricordati di Pinterest. Con questo sito non sbagli mai. In alternativa affidati ad un grafico, niente cose oscene fatte con word art. Sul serio. Non Farlo.

Ma cosa scrivere nell’invito?
Ricorda sempre di dare tutte le informazioni che servono, che nell’ordine sono:

– Data ed ora della cena di gala
– Luogo ed indirizzo della location
– Il menu
– I tuoi contatti
– La “call to action”, ad esempio la richiesta di confermare la presenza entro una certa data. Sarà impostante mettere una data di scadenza 2 o 3 giorni prima della data ultima per comunicare al catering o allo chef della location il numero definitivo di ospiti. Estremamente importante se il preventivo é calcolato, in tutto o in parte, in base al numero di menu da preparare.

Opzionale ma a volte indispensabile: il Dress Code
Quando si parla di Gala Dinner, molti non hanno idea di come vestirsi, quindi non dare tutto per scontato. Cena elegante? Senza esagerare, si può scrivere “é consigliato un abito da sera per le donne e un abito scuro e una cravatta per gli uomini”
Fino ad arrivare a eventi particolari, come ad esempio un party in spiaggia, dove, sia per motivi di temperatura che di mood, puoi consigliare un abbigliamento colorato, bianco, dove é possibile accedere in abiti leggeri, bermuda per l’uomo. Volendo, puoi anche mettere in questi casi a disposizione qualche “gadget” in omaggio, come infradito per passeggiare comodi in spiaggia o ventagli per rinfrescarsi.

Siamo arrivati alla fine, ma in teoria, se continuiamo ad approfondire, siamo appena all’inizio!

Non dimenticare che ogni evento ha una sua storia e ogni volta incontrerai diverse problematiche da affrontare. Ma non scoraggiarti e prova a divertirti, tenendo sempre bene in mente che se il party sarà un successo, quel successo sarà in gran parte merito tuo.

Se hai qualcosa che non ti é chiaro, vuoi chiedere un consiglio oppure vuoi informazioni per organizzare il tuo party di gala al Frontemare, compila il form qua sotto oppure chiama il nostro responsabile eventi al 3928595243

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